POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE DU SITE INTERNET ALTERNATE RESOLUTIONS

La société ALTERNATE RESOLUTIONS, créatrice du site internet https://alternateresolutions.com/, accorde une grande importance au respect de votre vie privée et nous avons à cœur de construire avec vous, professionnels du Droit, des relations fortes et durables.

La protection de vos données personnelles et la sécurité informatique sont primordiales à nos yeux.

C'est pourquoi, nous mettons à votre disposition notre Politique de confidentialité afin de vous informer, du mieux possible, des traitements de données à caractère personnel que nous mettons en œuvre.

Qui sommes-nous ?

Convaincue de la nécessité de simplifier et de faciliter les démarches juridiques amiables, la société ALTERNATE RESOLUTIONS a créé une plateforme en ligne de règlement amiable des différends destinée aux médiateurs, arbitres et conciliateurs.

Cette solution a été conçue par des médiateurs experts en règlement amiable des différends pour être simple et proposer des outils réunis sous forme d'un abonnement unique.

Nous avons à cœur de vous aider à gérer des conflits à distance.

Ainsi, nous avons mis en place des visio-conférences sécurisées pour animer vos réunions et une signature électronique afin que les parties puissent signer leurs actes en ligne.

Notre solution vous permet également de gérer vos dossiers et votre facturation dans un espace dédié.

Nous avons pensé à vous proposer un calendrier pour organiser vos rendez-vous.

En outre, notre solution est aussi adaptée aux professions indépendantes, les petites et grandes structures (entreprise et association).

Nous tenons à être votre partenaire en résolution des litiges.

A quoi sert la Politique de confidentialité que nous vous proposons ?

La présente Politique de confidentialité s'applique aux données à caractère personnel collectées lorsque vous utilisez notre site internet https://alternateresolutions.com/ (ci-après dénommé le « Site »).

La présente Politique de confidentialité est conforme à la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 et de toutes les modifications dont elle a fait l'objet, ainsi qu'au Règlement UE 2016/ 679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD).

Notre Politique de confidentialité est complétée par une Politique de gestion des cookies.

Comment appliquons-nous le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) ?

Le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données est aussi appelé le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Il est entré en vigueur en France le 25 mai 2018.

Il apporte des modifications à la législation française, notamment à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, également appelée la Loi Informatique et libertés.

Ce règlement a pour objectif de protéger la vie privée et assurer la sécurité des données à caractère personnel pour les personnes vivant au sein de l'Union Européenne.

C'est la raison pour laquelle la société ALTERNATE RESOLUTIONS respecte strictement le RGPD en ayant des procédures organisationnelles et des méthodes adaptées à la protection de vos données à caractère personnel.

Par ailleurs, la société ALTERNATE RESOLUTIONS met un point d'honneur à assurer la sécurité de vos données à caractère personnel.

En effet, les données à caractère personnel sont définies comme toutes les informations qui concernent une personne, c'est-à-dire toute information qui permet de l'identifier directement ou indirectement en tant que personne physique.

La préservation du secret de vos informations est une priorité pour la société ALTERNATE RESOLUTIONS.

Le RGPD a été créé pour que les personnes concernées puissent avoir un meilleur contrôle de leurs données personnelles en renforçant leurs droits, responsabiliser les acteurs traitant des données à caractère personnel (responsables de traitement et sous-traitants), et enfin établir une régulation des dites données grâce à une coopération renforcée entre les autorités nationales de protection des données au sein de l'Union européenne.

Ainsi, les entités amenées à collecter, héberger, traiter et analyser des données personnelles se voient affecter de nouvelles responsabilités au niveau organisationnel, technique et juridique.

Dès lors, la société ALTERNATE RESOLUTIONS s'est entouré de partenaires techniques et juridiques reconnus dans leurs domaines respectifs pour vous assurer une utilisation optimale et professionnelle de notre solution.

C'est ainsi que la société ALTERNATE RESOLUTIONS a nommé un Délégué à la protection des données (DPO) auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Ensuite, le référent interne RGPD d'ALTERNATE RESOLUTIONS a suivi les MOOC de la CNIL et de l'ANSSI.

Ces formations en ligne ont pour objectif de comprendre comment se conformer aux nouvelles obligations règlementaires en matière de sécurité informatique et portent sur des aspects organisationnels, techniques, et juridiques.

La société ALTERNATE RESOLUTIONS proposera une Annexe RGPD à ses employés qui indique l'existence de demande d'exercice de droits et les bonnes pratiques en matière de télétravail.

En outre, la société ALTERNATE RESOLUTIONS va entamer une démarche graduée de conformité auprès de ses partenaires en proposant une Annexe RGPD sous- traitant.

La société ALTERNATE RESOLUTIONS s'est également dotée de conseillers informatiques et d'un anti-virus.

Tous les serveurs de la société ALTERNATE RESOLUTIONS se trouvent en France.

Une procédure de réponse aux demandes d'exercice de droits va être mise en place afin de traiter au mieux vos besoins.

Qui est le Responsable de traitement ?

Le responsable de traitement du site internet https://alternateresolutions.com/ est Monsieur Matthias PONIATOWSKI, Président de la société ALTERNATE RESOLUTIONS, située au 38 rue de Berri, 75008 Paris.

Quelles données à caractère personnel sont collectées lors de l'utilisation de notre site internet ?

Nous recueillons vos données à caractère personnel lorsque vous nous les communiquez directement ou lorsque vous utilisez notre Site.

Les données à caractère personnel fournies par nos utilisateurs

Nous collectons vos données à caractère personnel lorsque vous nous contactez et lors de la création de votre compte sur notre Site.

Nous ne traitons que les données à caractère personnel utiles et limitées à ce qui est strictement nécessaire à la réalisation de l'objectif pour lequel elles ont été collectées. L'ensemble de ces données sont traitées selon des finalités déterminées conformément au RGPD.

Ainsi, nous traitons différentes catégories de données collectées :

• Les informations relatives à votre compte : nous avons besoin d'informations pour créer votre compte client. Nous collectons votre adresse mail et votre mot de passe. Ces données sont utiles pour vous contacter en cas de besoin. Si vous le souhaitez, vous pouvez également nous indiquer le code postal et la ville dans laquelle vous exercez afin que cela apparaisse pour tous les utilisateurs ;
• Les informations communiquées au sein de notre rubrique « Nous contacter » : vous pouvez également nous fournir des informations lorsque vous contactez notre service client, comme votre nom, votre adresse email et toute autre information personnelle que vous nous communiqueriez dans le corps de votre message ;
• L'inscription à la newsletter : si vous choisissez de vous inscrire à notre newsletter, nous collecterons votre adresse mail ;
• Les données recueillies dans le cadre du recrutement.

Les données à caractère personnel collectées automatiquement

Nous collectons également certaines informations de manière automatique lorsque vous utilisez notre Site :

• Les données personnelles relatives à vos connexions : nous collectons toutes les données personnelles que les navigateurs, les appareils mobiles et les serveurs nous transmettent, comme le type de navigateur, l'adresse IP, les identifiants d'appareil unique, les choix de langue, la date et l'heure d'accès, le système d'exploitation et les informations de réseau mobile, le modèle de terminal. Nous collectons ces informations de connexion lorsque vous utilisez notre Site. Ces données sont nécessaires pour un affichage et un fonctionnement optimal de notre Site internet ;
• Les informations provenant des cookies et d'autres technologies : un cookie est un ensemble d'informations qu'un site enregistre sur l'ordinateur d'un visiteur et que le navigateur de ce visiteur fournit au site chaque fois que le visiteur revient. Les pixels invisibles sont de petits blocs de codes présents sur les sites et les e-mails. Nous nous servons de cookies et d'autres technologies, comme les pixels invisibles, pour nous aider à identifier et à suivre les connexions des utilisateurs, comprendre l'utilisation qui est faite de notre Site, suivre et comprendre l'efficacité d'une campagne d'e-mailing ;
• Les données de navigation (recherches, nombre de visites, date de la dernière visite, etc.) : ces données sont utiles à la proposition de nos différents abonnements.

En tout état de cause, si nos partenaires ou notre société avaient l'intention d'effectuer un traitement ultérieur de vos données à caractère personnel pour une finalité autre que celle précisée précédemment, vous en seriez informés préalablement.

Quelles sont les finalités pour lesquelles vos données à caractère personnel sont collectées ?

La société ALTERNATE RESOLUTIONS s'assure de traiter vos données à caractère personnel de manière conforme au RGPD et pour des finalités déterminées.

Sources du traitement des données

La société ALTERNATE RESOLUTIONS ne collecte et n'exploite des données vous concernant que pour des objectifs précis et limités à ce qui est nécessaire.

Ainsi, les traitements que nous mettons en œuvre reposent sur :

• L'exécution d'un engagement contractuel, comme la création de votre compte client ;
• Le respect d'une obligation légale ;
• L'existence d'un intérêt légitime ;
• Le recueil de votre consentement, comme avant de déposer des cookies et autres traceurs.

Finalités du traitement effectué

Nous utilisons vos données à caractère personnel dans les conditions et aux fins énumérées ci-après :

• Gérer votre compte client : la création de ce compte est obligatoire et vous permet d'accéder à la plateforme de résolution amiable des différends ;
• Communiquer avec vous : Nous pouvons vous envoyer des emails ou des textos pour les motifs suivants :
• Le suivi des demandes transmises dans la rubrique « Nous contacter » : envoi d'une réponse à votre demande ;
• La gestion de votre compte client : confirmation de création ou de fermeture, modification des mots de passe ;
• La proposition de nos abonnements si vous vous êtes inscrits à notre newsletter ou si vous n'avez pas refusé de recevoir ces offres.

Vous fournir un service de qualité :

• Nous analysons, notamment sur la base de statistiques, les informations/services/offres consultées/consommées, afin de permettre leur évolution/adaptation ainsi que faciliter votre navigation ;
• Nous traitons les propositions d'évolutions et anomalies remontées.

Un accès limité à vos données à caractère personnel

La société ALTERNATE RESOLUTIONS partage vos données à caractère personnel dans des circonstances précises et limitées. Nous avons mis en place des garanties appropriées pour préserver votre vie privée.

Nous partageons vos données personnelles avec les acteurs suivants :

• Nos salariés ;
• Nos prestataires externes : nous pouvons partager vos données personnelles avec nos prestataires pour vous fournir nos Services comme les sociétés en charge de la gestion de notre site internet, de nos systèmes d'information, de notre plateforme, etc. Par exemple, BetterB, Scaleway, YouSign, etc. ;
• Nos partenaires commerciaux : nous pouvons également partager vos données personnelles avec nos partenaires commerciaux si cela est nécessaire ;
• Les autorités de police, les autorités judiciaires ou administratives : nous pouvons divulguer vos données personnelles lorsqu'une obligation légale nous y oblige, comme en cas de réquisition judiciaire, mais dans le respect du secret professionnel.

Aucune information personnelle collectée n'est publiée, ni échangée, transférée, cédée à des tiers, sauf à ce qu'un droit à l'information n'ait été dispensé et qu'un consentement n'ait été recueilli.

De même, nous nous opposons par principe à toute revente d'informations personnelles.

Sachez qu'aucune donnée contenue au sein de la plateforme accessible via votre compte client n'est divulguée à des tiers non autorisés.

Durée de conservation

Les données que nous collectons ne sont conservées que pour des durées strictement nécessaires :

• A la création du compte client ;
• Aux contraintes légales et règlementaires, notamment en matière de gestion des contentieux ;
• A l'offre de services personnalisés.

Dès lors, nous conservons les données comme suit :

• Données d'identification : 4 ans à compter de la dernière visite sur notre Site internet ;
• Données liées au compte client : 4 ans à compter de la fermeture du compte ;
• Données des prospects : 1 an après la dernière connexion à notre Site internet ou la dernière ouverture de notre newsletter ;
• Logs de connexion : 1 an à compter de chaque connexion ;
• Cookies : 13 mois maximum à compter de leur dépôt sur votre ordinateur ou terminal ou l'application.

Certaines de ces données pourront être archivées pour des raisons probatoires ou en vertu d'obligations légales.

Sécurité des données

Nous prenons diverses mesures pour assurer la sécurité de vos données personnelles contre leur perte, leur utilisation abusive, leur accès non autorisé, leur divulgation, leur modification ou leur destruction.

En particulier :

• Dès la réception de vos données à caractère personnel, nous appliquons des procédures et des mesures de sécurité strictes afin de nous efforcer d'empêcher tout accès non autorisé, l'accès aux bases de données personnelles étant strictement réservé aux personnes habilitées à en prendre connaissance dans le cadre de leurs missions ;
• Nous exigeons de nos sous-traitants qu'ils s'engagent à respecter la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles, et ce par voie contractuelle ;
• Nous disposons de l'antivirus Avast ;
• Nous disposons d'un certificat SSL pour nos serveurs qui se trouvent tous en France ;
• Nous sauvegardons nos données à plusieurs endroits différents ;
• Nous procédons au chiffrement de vos données ;
• Nous disposons des normes HDS et Data Center ;
• Nous disposons d'un coffre-fort numérique.

Transfert des données

En principe, nous conservons vos données personnelles au sein de l'Union européenne. Cependant, nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles à certains de nos sous-traitants, nos partenaires, ainsi que nos ateliers textiles se situant en dehors de l'Union européenne dans le cadre des finalités ci-dessus mentionnées.

Lorsque le pays vers lequel vos données personnelles sont transmises ne présente pas un niveau de protection adéquat conformément aux recommandations de la CNIL, nous prenons les mesures appropriées pour nous assurer que les destinataires de vos données personnelles protégeront celles-ci de manière adéquate conformément à la présente Politique et aux principes du RGPD via des CCT ou des BCR.

Ainsi, des transferts de données ont lieu lorsque nous collaborons avec les entités suivantes :

• Analyse publicitaire : Google Analytics.
• Réseaux sociaux : Facebook, Twitter, LinkedIn.

Exercice de vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données à caractère personnel, vous pouvez à tout moment :

• Demander l'accès à vos données personnelles ;
• Demander la rectification ou la suppression de vos données personnelles ;
• Demander un droit à la limitation
• Vous opposer à notre utilisation et au traitement de vos données personnelles ;
• Nous demander de limiter l'utilisation et le traitement de vos données personnelles ;
• Retirer votre consentement ;
• Demander la portabilité de vos données personnelles ;
• Cliquer sur le lien de désinscription de notre newsletter ;
• Cliquer sur le bandeau cookies.

Enfin, vous pouvez nous faire part de vos directives quant à la conservation, l'effacement et la communication de vos données personnelles dans l'hypothèse où vous décéderiez.

En l'absence de directives ou de mention contraire dans ces directives, les héritiers de la personne concernée pourront, après son décès et en produisant un certificat de décès, exercer lesdits droits sur ses données personnelles.

Les héritiers pourront faire procéder à la clôture des comptes utilisateurs du défunt, s'opposer à la poursuite des traitements de données à caractère personnel le concernant où faire procéder à leur mise à jour.

En outre, les utilisateurs de notre plateforme sont tenus de respecter les dispositions de la loi Informatique et Libertés et du RGPD, notamment en s'abstenant de toute collecte ou utilisation détournée des données à caractère personnel auxquelles ils accèdent.

Nous tenons à vous informer que l'exercice de ces droits n'est pas absolu et peut être limité le cas échéant.

Si vous souhaitez nous contacter au sujet de l'un de ces droits, vous pouvez nous joindre par courrier à :

ALTERNATE RESOLUTIONS – DPO
38 rue de Berri
75008 Paris.

Ou par courriel à l'adresse suivante : DPO@alternateresolutions.com

Nous vous adresserons une réponse dans un délai minimum d'un mois après la réception de votre demande. Pour le traitement de votre demande, une copie d'un titre d'identité signé pourra vous être demandée. En cas de réponse insatisfaisante de notre part, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL. Nous vous invitons néanmoins à nous contacter aux coordonnées ci-dessus avant afin de trouver une solution amiable. Toute modification par nos soins de la présente Politique de confidentialité fera l'objet d'une mise à jour sur notre site internet. Vous êtes invité à consulter régulièrement la présente Politique de confidentialité afin de prendre connaissance de toute mise à jour ou modification. Si l'une quelconque des clauses de la présente Politique est déclarée nulle ou contraire à la réglementation, elle sera réputée non écrite, mais n'entraînera pas la nullité des autres clauses de cette politique. Notre Politique de confidentialité a été mise à jour le 29 novembre 2022.